Dział finansowo-księgowy. Jak zorganizować jego pracę?

Przystępując do rozważań na temat organizacji pracy działu finansowo-księgowego, przede wszystkim należy podkreślić, że niestety nie ma uniwersalnego schematu takiej jednostki, który sprawdziłby się w przypadku każdej firmy. Choć wielu przedsiębiorców tego by oczekiwało i stanowiłoby to duże ułatwienie zwłaszcza na etapie planowania i rozpoczynania działalności, struktura księgowości musi być ściśle dopasowana do indywidualnych potrzeb firmy. Można jednak wyznaczyć pewne najważniejsze wskazówki i cechy dobrze zorganizowanego działu księgowości.

Zadania działu finansowo-księgowego

Dział finansowo-księgowy pełni bardzo ważną rolę w firmie, a jego zadania są zróżnicowane, dlatego zazwyczaj wymaga zatrudnienia specjalistów z różnych dziedzin. Jego najważniejszym zadaniem jest ewidencjonowanie operacji finansowych przeprowadzanych w firmie, dokonywanie podsumowań, a także spełnianie obowiązków nałożonych przez prawo podatkowe –  wyliczanie podatku dochodowego od osób prawnych, podatku VAT, sporządzanie deklaracji dla urzędu skarbowego oraz wszelkich zestawień dla Głównego Urzędu Statystycznego. W dziale finansowym dokonuje się również szeregu analiz i prognoz dotyczących sytuacji ekonomicznej firmy, do których w większych firmach zatrudnia się analityka finansowego. Bada on rentowność firmy, a także wspiera zarząd w podejmowaniu strategicznych decyzji. Warto podkreślić, że dział księgowy nadzoruje i ukierunkowuje politykę finansową przedsiębiorstwa.

Optymalizacja pracy

Praca w dziale księgowości powinna być przede wszystkim podzielona, dzięki czemu uniknie się niebezpiecznego chaosu. Wyróżnia się 4 etapy pracy z dokumentami: przyjęcie i wprowadzenie danych do systemu księgowego, dekretację dokumentów, księgowanie transakcji oraz archiwizowanie dokumentacji. Warto więc przyporządkować koordynację każdego z nich określonemu pracownikowi lub zespołowi. Precyzyjne określenie zadań pozwala uniknąć nieporozumień i niejasności, a także pozwala na wyspecjalizowanie pracowników i zwiększenie wydajności. W ten sposób czas pracy skraca się i obniżają się koszty księgowania.

Dla sprawnej pracy działu księgowości kluczowe jest odpowiednie oprogramowanie księgowe. Pozwala ono na zautomatyzowanie wielu czynności, umożliwia wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który zapobiega powielaniu wprowadzania danych, a także gwarantuje szybki dostęp do dokumentacji upoważnionym pracownikom firmy.

A może outsourcing?

Wielu przedsiębiorców niepotrzebnie naraża się na duże koszty związane z tworzeniem działu księgowości w firmie. Tymczasem zarówno w przypadku małych, jak i dużych firm dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. Dzięki takiej formie prowadzenia księgowości, firma ponosi jedynie koszty konkretnej usługi, a także zyskuje wsparcie księgowych wyspecjalizowanych w danych dziedzinach i obsługę ukierunkowaną na jej potrzeby.

Źródło: MDDP Outsourcing – Outsourcing księgowości

0 Komentarzy

Jaka jest Twoja opinia? zostaw swój komentarz